Medline is een internationale organisatie die dagelijks werkt aan oplossingen voor de gezondheidszorg. Met verschillende teams, veel projecten en een continue stroom aan campagnes en deadlines is overzicht geen luxe. Het is een voorwaarde om goed samen te werken.

En precies daar zat de uitdaging.

Het probleem

Begin 2026 belde Medline ons op met een eenvoudige vraag: ze wilden met ClickUp blijven werken, maar waren er nog niet helemaal van overtuigd.

ClickUp moest het team vooruithelpen. In de praktijk was er nog te weinig overzicht. Informatie zat verspreid, het was niet altijd duidelijk wie wat wanneer moest doen en verschillende teams hadden elk hun eigen manier van werken.

Elk team had zijn eigen eiland.

“We wilden ClickUp graag blijven gebruiken, maar haalden er nog niet uit wat we ervan verwachtten. We hadden vooral nood aan meer overzicht en een manier van werken die voor iedereen duidelijk was.” - Donna, Medline

Het probleem was dus niet dat Medline geen tool had.

Ze hadden er net één. Alleen werkte de tool nog niet op dezelfde manier als de mensen die ermee moesten werken.

De aanpak

Daarom begonnen we niet met het bouwen van nieuwe workflows.

We begonnen met luisteren.

Via workshops gingen we samen met verschillende teams door hun dagelijkse werking. Hoe worden campagnes vandaag gepland? Waar ontstaan vertragingen? Welke informatie hebben mensen nodig om hun werk te kunnen doen? En waar verliezen teams elkaar onderweg?

Tegelijk namen we de bestaande ClickUp-omgeving grondig onder de loep.

Van daaruit brachten we structuur in de verschillende processen en bouwden we samen aan een duidelijkere manier om campagnes te plannen, op te volgen en uit te voeren.

De oplossing

Het resultaat is een ClickUp-omgeving die beter aansluit bij hoe de verschillende teams binnen Medline daadwerkelijk werken.

Campagnes kregen een duidelijkere structuur, verantwoordelijkheden werden zichtbaarder en informatie werd samengebracht op één plek.

Maar een goede workflow werkt pas wanneer mensen ze ook begrijpen en gebruiken.

Daarom volgden verschillende trainingen voor het team. Van de basis van ClickUp tot meer geavanceerde manieren om de omgeving en processen optimaal te gebruiken.

Ondertussen lopen volledige campagnes door ClickUp.

Er is nog werk te doen. Maar het verschil is duidelijk: meer overzicht, minder versnippering en vooral een manier van werken die beter aansluit bij de mensen die ermee werken.

“ClickUp vervangt geen goed teamwerk. Het maakt het wel een stuk makkelijker om dat teamwerk samen te brengen.”

Hoe het verder gaat

Ook hier stopt het verhaal niet wanneer de workflow gebouwd is.

Want pas wanneer een team er elke dag mee begint te werken, ontdek je waar processen nog beter kunnen. Welke informatie ontbreekt. Welke stappen eenvoudiger kunnen. Waar teams elkaar nog beter kunnen vinden.

Daarom bouwen we samen met Medline verder.

Niet met als doel om zoveel mogelijk ClickUp te gebruiken, maar om ClickUp steeds beter te laten aansluiten bij hoe Medline wil samenwerken.

Van verschillende teams met hun eigen eilandjes naar een gedeelde manier van werken.

Dat is het verschil tussen een tool gebruiken en een tool onderdeel maken van hoe je werkt.